ChatGPTを業務で活用するための基礎知識と実践的なプロンプト作成法

生成AIの代表格であるChatGPTは、多くの企業で業務効率化の強力なツールとして導入が進んでいます。しかし、実際に導入してみたものの、「どのように業務に組み込めば良いのかわからない」「期待したような回答が得られず、かえって手間がかかる」といった課題を抱える担当者の方も少なくありません。

本記事では、ChatGPTの基本的な概要から、日々の業務ですぐに使える具体的な活用例、そして思い通りの回答を引き出すためのプロンプト作成のコツまでを詳しく解説します。

ChatGPTとは？業務効率化に欠かせない生成AIの基本

ChatGPTは、米国のOpenAI社が開発した対話型の生成AIです。膨大なテキストデータを学習しており、人間とチャットしているかのような自然な対話形式で、質問への回答や文章の生成を行うことができます。

業務における主なメリット

• 自然な言語処理: 専門的な知識がなくても、日常的な言葉で指示を出すことができます。
• 多岐にわたるタスクへの対応: 文章の作成や要約、外国語の翻訳、プログラミングコードの生成など、幅広い業務をサポートします。
• 圧倒的な処理スピード: 人間が何時間もかかるような情報整理や文章の初稿作成を、数秒から数十秒で完了させます。

企業の生産性を高めるChatGPTの業務活用例5選

ChatGPTは、工夫次第であらゆるデスクワークを効率化できます。ここでは、多くの企業で実践されている代表的な5つの活用例をご紹介します。

1. ビジネスメールの作成

時間を取られがちな取引先へのメール作成も、要点を伝えるだけで適切なフォーマットに仕上げてくれます。

プロンプト例：
以下の条件で、取引先への納期遅延に関する謝罪メールを作成してください。

- 宛先：株式会社〇〇 購買部 ご担当者様
- 変更前の納期：2026年2月28日
- 変更後の納期：2026年3月7日
- 遅延の理由：海外工場からの部品調達の遅れ
- 今後の対策：代替ルートの確保と進捗の定期報告を実施
- トーン：誠実かつフォーマルなビジネス表現

2. 会議議事録の要約

音声認識ツールなどで作成した長文の文字起こしデータを読み込ませ、重要な決定事項や次回のアクションプラン（ToDo）を抽出・要約させることができます。これにより、会議後の事務作業時間を大幅に削減できます。

3. データ分析のサポート

Excelなどでまとめた販売データやアンケート結果の数値を提示し、そこから読み取れる傾向や課題を分析させることが可能です。また、データを効果的に見せるためのグラフの選び方を相談することもできます。

4. プレゼン資料や企画書の構成案作成

白紙の状態から企画書を作るのは労力がかかりますが、ターゲットや目的をChatGPTに伝えて目次（アジェンダ）の構成案を作成させることで、ゼロから考える時間を省略できます。

5. 新規アイデアのブレインストーミング

新商品のネーミング、キャッチコピー、マーケティング施策のアイデア出しなど、壁打ち相手としてChatGPTを活用できます。自分では思いつかないような多様な切り口からの提案を得られます。

質の高い回答を引き出すプロンプトエンジニアリング5つのコツ

ChatGPTから的確な回答を得るためには、「プロンプト」と呼ばれる指示文の質が重要です。以下の5つのコツを意識して指示を出してみましょう。

1. 具体的な条件を提示する

曖昧な指示では一般的な回答しか得られません。目的や背景を明確に伝えることが重要です。

• 悪い例：レポートを書いてください。
• 良い例：営業部向けの月次レポートを、今月の売上データを基に1,000文字程度で作成してください。

2. AIに役割（ロール）を与える

ChatGPTに特定の専門家として振る舞うよう指示することで、回答の精度と専門性が向上します。

プロンプト例：
あなたは経験豊富で論理的な思考を持つITコンサルタントです。
以下の課題に対して、専門的な視点から解決策を3つ提案してください。

3. 出力形式を指定する

箇条書き、表形式、Markdown形式など、出力してほしいフォーマットを指定すると、そのまま業務資料に転記しやすくなります。

4. 制約条件を明確にする

文字数の上限・下限、ターゲット読者層、文体（フォーマル、カジュアルなど）、含めるべきキーワードをあらかじめ指定します。

5. 複雑なタスクは段階的に指示する

一度にすべての作業を要求するのではなく、「まず構成案を作成して」「次に第1章を執筆して」のようにステップを分けることで、軌道修正がしやすくなり、最終的な成果物の質が上がります。

企業がChatGPTを利用する際の注意点

ChatGPTは便利なツールですが、業務で利用する際には以下のリスクを理解し、適切な社内ルールを設ける必要があります。

情報の正確性とハルシネーション

生成AIは、もっともらしい嘘（ハルシネーション）を出力することがあります。AIが生成した情報やデータは鵜呑みにせず、必ず人間が事実確認（ファクトチェック）を行うプロセスを組み込んでください。

機密情報と個人情報の取り扱い

社外秘の経営情報、顧客の個人情報、未公開のソースコードなどを入力すると、情報漏洩につながるリスクがあります。入力データが学習に利用されない設定を活用するか、法人向けのセキュアな環境を導入することをおすすめします。

著作権への配慮

生成された文章が、既存の著作物と類似してしまう可能性があります。そのまま外部に公開するのではなく、必ず人間が内容を確認し、自社独自の視点や加筆修正を行ってから使用しましょう。

まとめ：ChatGPT活用は実践と継続学習から

ChatGPTは、適切なプロンプトを与え、セキュリティルールを守って活用することで、日々の業務効率を劇的に向上させることができます。まずはメール作成や要約といった簡単なタスクから導入し、社内で成功事例を蓄積していくことが大切です。

自社内での活用をさらに推進したい場合は、体系的に学べる外部研修の活用も検討してみてはいかがでしょうか。

次のステップへ

ChatGPTの基礎を理解したら、次は実際の業務プロセスにどのように組み込むかを検討する段階です。WAKUMAXが提供する「生成AIリスキリング研修」では、実践的なAI活用スキルを短期間で体系的に身につけることができます。

• Day1: プロンプトエンジニアリングの基本とAIリテラシー
• Day2-7: 営業、マーケティング、人事など業務別の実践テクニック

研修の詳細やカリキュラムについては、ぜひお気軽にお問い合わせください。